Sie können jetzt entweder eine leere Datenbank erstellen oder unter Verwendung des Datenbankassistenten eine Datenbankvorlage aufrufen. Datenbankvorlagen enthalten vorgegebene Datenbankstrukturen, wie sie in der Praxis oft eingesetzt werden. Da das selbständige Erstellen von Datenbanken hier jedoch im Vordergrund steht, wird im folgenden nicht auf die Verwendung des Datenbankassistenten eingegangen.

Nach dem Anlegen der Datenbank gelangen Sie in das Hauptmenü von Access. Jetzt können Sie beginnen, Tabellen in die Datenbank aufzunehmen.

Erklärung der Tabellenarten:

Datenblattansicht:

Bei der Erstellung einer Tabelle mit der Datenblattansicht werden die Feldnamen automatisch von Access vergeben (z.B. Feld1). Sie können sofort Datensätze in die Tabelle eingeben und die Tabelle speichern. Diese Art der Tabellenerstellung sollten Sie nur für Testzwecke einsetzen, da die Feldnamen von Access nicht "sprechend" gewählt werden und die Feldeigenschaften oft nicht mit Ihren Wünschen übereinstimmen.

Entwurfsansicht:

Die Entwurfsansicht ist die beste Möglichkeit zur Erstellung von Tabellen. In der Entwurfsansicht können Sie alle Einstellungen, die die Tabelle bzw. Tabellenfelder betreffen vornehmen.

Tabellenassistent:

Der Tabellenassistent enthält Vorlagen für Tabellen, wie sie in der Praxis häufig eingesetzt werden. Aus dem Tabellenassistenten können Sie komplette Tabellen oder auch nur einzelne Felder übernehmen.

Tabellen importieren:

Mit dieser Funktion können Sie Tabellen aus einer anderen Datenbank oder einem anderen Programm zu Ihrer Datenbank hinzufügen.

Tabellen verknüpfen:

Mit dieser Funktion können Sie Verknüpfungen zu Tabellen aus anderen Datenbanken herstellen. Das bedeutet, die Daten der externen Tabelle werden nicht in die aktuelle Datenbank übertragen, sondern es wird nur eine Verbindung zur Datenquelle hergestellt.

Wählen Sie bitte den Punkt "Entwurfsansicht" aus und bestätigen Sie mit "OK".

Feldname

Der Feldname bezeichnet ein Datenfeld innerhalb der Tabelle. Der Feldname kann frei gewählt werden, sollte aber möglichst aussagefähig sein.

Felddatentyp

Der Felddatentyp bestimmt, welcher Typ von Informationen in einem Datenfeld gespeichert werden kann. Eine Tabelle, innerhalb der Hilfedatei, gibt eine Beschreibung aller Felddatentypen wieder (suchen Sie im Index nach dem Wort Felddatentyp). Die richtige Wahl des Felddatentyps spielt eine wichtige Rolle für die spätere Arbeit mit den einzelnen Feldern. Wenn Sie z.B. dem Feld "Preis" den Felddatentyp "Text" zuweisen, werden die Preise nicht als Zahlen, sondern als Text gespeichert. Bei späteren Auswertungen können dann zwar die Feldinhalte angezeigt werden, aber es ist nicht möglich, Berechnungen vorzunehmen.

Beschreibung

Das Feld "Beschreibung" wird zur Dokumentation von Feldnamen eingesetzt. An dieser Stelle können Sie die Funktion bzw. Bedeutung des Feldnamens näher beschreiben und wissen somit auch nach längerer Zeit noch, wozu das Feld dient.

Weitere Feldeigenschaften

Nachdem Sie einen Feldnamen vergeben haben, können Sie im unteren Fenster der Entwurfsansicht weitere Eigenschaften für das Datenfeld festlegen. Wenn Sie weitere Informationen über die einzelnen Eigenschaften erhalten möchten, klicken Sie einfach in die Zeile der jeweiligen Eigenschaft und im rechten Fenster erscheint ein kurzer Beschreibungstext.

• Öffnen Sie die gerade angelegte Datenbank "Bestellwesen", sofern das noch nicht der Fall ist.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte "Tabelle" und wählen Sie den Befehl "importieren" aus.
• Anschließend können Sie die Datenbank auswählen, aus der Sie die Tabellen importieren möchten. Wählen Sie die Datenbank "Lösungen.mdb" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Importieren".
• Im folgenden Fenster können Sie dann die Tabellen auswählen, die zu der Datenbank "Bestellwesen hinzugefügt werden sollen. Wählen Sie bitte folgende Tabellen aus:
  
  - Artikelstamm
  - Bestellungen
  - Neue Verkäufer
  - Verkäuferstamm
  
  und bestätigen Sie den Import, indem Sie auf die Schältfläche "Ok" klicken.

Auf dem gleichen Weg können Sie auch Abfragen oder Formulare aus einer Datenbank in eine andere importieren. Dazu müßen Sie die entsprechende Registerkarte mit der rechten Maustaste anklicken z.B. die Registerkarte Formulare.