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Was versteht man unter Indizes?
Verwendung von Indizes
Welche Schlüsselarten gibt es?

Daten eingeben
Bewegen innerhalb der Tabelle
Tabellen löschen
Tabellenlayout
Standardeinstellungen verändern
Übung 3: Erfassen von Daten in eine Tabelle


Was versteht man unter Indizes? Durch Anklicken der Schaltfläche können Sie Felder oder Feldgruppen der Tabelle indizieren. Bei der Indizierung wird eine neue, für den Benutzer nicht sichtbare Tabelle, die nach den angegebenen Kriterien (Indizes) sortiert ist, erstellt (ähnlich einem Buchindex). Auf diesen Index wird dann z.B. bei Sortiervorgängen zugegriffen. Ein Index ist somit maßgeblich für die Geschwindigkeit bestimmter Vorgänge.

Oft werden Indizes auch als "Schlüssel" bezeichnet.


Verwendung von Indizes Wann sollte ein Index verwendet werden?

Sie sollten einen Index für die Felder verwenden, in denen Sie oft Werte suchen oder sortieren möchten. Eine besonders wichtige Rolle spielen Indizes bei der Verknüpfung von Tabellen in Abfragen. Die richtige Vergabe von Indizes ist hierbei entscheidend für die Geschwindigkeit einer Abfrage.

Wann sollte kein Index verwendet werden?

Nicht sinnvoll ist es, Indizes für Felder zu verwenden, deren Inhalt sich oft ändert, denn bei jeder Änderung muß der Index aktualisiert werden (zeitaufwendig).


Welche Schlüsselarten gibt es? Primärschlüssel ()

Der Primärschlüssel ist ein besonderer Schlüssel, der eingesetzt wird, um jeden Datensatz der Tabelle eindeutig zu identifizieren. Das bedeutet, in dem Feld, das mit einem Primärschlüssel versehen ist, kann ein Wert nur einmal erfaßt werden, Duplikate sind nicht möglich.

Eigenschaften eines Primärschlüssels:

Der Primärschlüssel ermöglicht Ihnen, einen zusammengesetzten Schlüssel, bestehend aus zwei oder mehr Datenfeldern, zu erstellen.

  • Ein Primärschlüssel ist immer eindeutig
  • Das Feld, das mit einem Primärschlüssel versehen ist, wird von Access bei bestimmten Vorgängen als Vorschlagswert benutzt.

Einen Primärschlüssel festlegen

Markieren Sie hierzu das bwz. die entsprechenden Felder und drücken Sie die rechte Maustaste. Anschließend wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl "Primärschlüssel" festlegen.

Sekundärschlüssel

Sekundärschlüssel sind keine eindeutigen Schlüssel, sie ermöglichen die Eingabe von zwei oder mehreren gleichen Werten in ein Datenfeld.

Mehrfelderindex

Wenn Sie z.B. innerhalb des Nachnamens auch nach Vornamen indizieren möchten, müssen Sie einen Mehrfelderindex anlegen. Klicken Sie dazu die Schaltfläche "Indizes" ( ) an. Geben Sie dem Feld "Nachnamen" in diesem Fall einen Indexnamen und legen Sie die Sortierreihenfolge fest. In der nächsten Zeile geben Sie jetzt lediglich den Feldnamen und die Sortierreihenfolge an und der Mehrfelderindex ist erstellt.


Daten eingeben Tabelle öffnen

Sie können sofort nach der Erstellung der Tabellen Daten eingeben. Wählen Sie dazu im Register "Tabellen" eine Tabelle aus und führen Sie einen Doppelklick aus.

Datenblattansicht

Anschließend sehen Sie die ausgewählte Tabelle in der Datenblattansicht. In der Datenblattansicht zeigen die Spaltenköpfe die Namen der einzelnen Felder an. Die Zeilen bilden die Datensätze. Die geöffnete Tabelle enthält bereits eine Zeile. Diese Zeile, die später von Access mit einem Sternchen versehen wird, stellt einen neuen Datensatz dar, denn sobald Sie in diese Zeile Daten eingeben, wird ein neuer Datensatz angelegt. Die eingebenen Daten werden nach jedem einzelnen Datensatz bzw. beim verlassen der Tabelle gespeichert.


Bewegen innerhalb der Tabelle Zum nächsten Feld springen

Durch Drücken der <Tab>-Taste gelangen Sie in das nächste Feld.

Navigationsschaltflächen

Durch das Anklicken einer der folgenden Schaltflächen können Sie sich innerhalb der Tabelle bewegen.

Schaltfläche Funktion
zum ersten Datensatz springen
einen Datensatz zurück
einen Datensatz vor
zum letzten Datensatz springen
einen neuen Datensatz eingeben

Direkt zu einem bestimmten Datensatz springen

Wenn Sie direkt zu einem Datensatz springen wollen, geben Sie die Nummer des Datensatzes in das Feld zwischen den Navigationsschaltflächen ein.


Tabellen löschen Eine angelegte Tabelle können Sie löschen, indem Sie die gewünschte Tabelle einmal anklicken und die <Entf> Taste drücken. Durch die Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die Tabelle endgütlig gelöscht.


Tabellenlayout Tabellenlayout verändern

Mit Hilfe des Menüs "Format" in der Menüleiste können Sie das Tabellenlayout verändern. Beim Schließen der Tabelle werden Sie gefragt, ob die Layoutveränderungen erhalten bleiben sollen.

Spalten ausblenden / einblenden

Markieren Sie die entsprechende(n) Spalte(n) und wählen Sie im Menü "Format" den Befehl "Spalte ausblenden" bzw. "Spalte einblenden" aus.


Standardeinstellungen verändern Spalten fixieren

Sie können eine oder mehrere Spalten in der Datenblattansicht fixieren, d.h. die ausgewählten Spalten sind ständig am linken Rand der Tabelle sichtbar. Markieren Sie dazu die gewünschten Spalten und wählen Sie aus dem Menü "Format" den Befehl "Spalten fixieren".

Spaltenfixierung aufheben

Wählen Sie im Menü "Format" den Befehl "Spaltenfixierung aufheben" aus.

Standardeinstellungen für die Datenblattansicht

Sie können die Standards für die Anzeige von Datenblättern dauerhaft verändern, indem Sie den Befehl "Extras" "Optionen" wählen und das Register "Datenblatt" anklicken. An dieser Stelle können Sie z.B. die Standardschriftart auswählen.


Übung 3: Erfassen von Daten in eine Tabelle Geben Sie folgende Daten in die Tabelle "Kundenstamm" ein:

Kundennr Name Vorname Geburtsdatum Telefon
500 Müller Klaus 10.03.50 415 30 12
700 Riedemann Heinz 25.03.60 820 30 20
800 Hinze Dieter 20.02.49 752 46 98

Setzen Sie einen Primärschlüssel für das Feld Kundennr.