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Daten bearbeiten (Datensätze löschen, suchen und sortieren)
Datensätze filtern
Filter als Abfrage speichern
Übung 4: Datensätze filtern


Daten bearbeiten WICHTIG: Bitte verwenden Sie für alle folgenden Übungen die Übungsdatenbank "Loesungen.mdb". Falls Sie diese noch nicht runtergeladen haben (klicken Sie dazu in der Menüleiste auf den Button "Download").

Die Datenblattansicht dient hauptsächlich zum Bearbeiten von Daten. Das heißt, es können Daten angesehen, eingeben, verändert und gelöscht werden. Desweiteren haben Sie die Möglichkeit, die Datensätze zu sortieren und nach Kriterien zu filtern. Dies ist allerdings nur für vorübergehende Auswertungen sinnvoll, da Filter und Sortierungen nur solange erhalten bleiben wie die Datenblattansicht geöffnet ist. Das heißt, nach dem schließen dieser Ansicht sind Filter oder Sortierungen nicht mehr vorhanden. Für längerfristige Auswertungen, die Sie öfter wiederverwenden möchten, können Sie Abfragen erstellen (Beschreibung im nächsten Kapitel).

Datensätze löschen

Öffnen Sie die Tabelle "Datensätze löschen" in der Datenblattansicht. Markieren Sie die zu löschenden Datensätze, indem Sie mit der Maus die Zeilenköpfe anklicken und die entsprechenden Datensätze auswählen. Klicken Sie die Schaltfläche in der Symbolleiste an und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit "OK".

Datensätze suchen

Bewegen Sie den Cursor in das Feld bzw. die Spalte, die Sie durchsuchen möchten und klicken Sie anschließend das "Fernglas" in der Symbolleiste an.

Datensätze (vorübergehend) sortieren

Bewegen Sie den Cursor in die Spalte, in der der Suchbegriff steht. Klicken Sie anschließend eine der folgenden Schaltflächen an:

Schaltfläche Funktion
aufsteigende Sortierung
absteigende Sortierung

Die Sortierung bleibt allerdings nur solange bestehen, wie das Datenblatt aktiv ist.


Datensätze filtern Datensätze filtern

Unter Filtern versteht man das Selektieren von Datensätzen aus einer Tabelle anhand von Kriterien. In Access stehen Ihnen drei verschiedene Filterarten zur Auswahl:

  • Auswahlbasierter Filter ()
    Filtert die Datensätze anhand der aktuellen Auswahl. Markieren Sie hierzu entweder den gesamten oder einen Teil des Feldinhalts und klicken Sie die Schaltfläche an.
  • Formularbasierter Filter ()
    Diese Filterart ermöglicht die Eingabe von mehr als einem Kriterium. Die Kriterien können mit logischen Operatoren wie "und" und "oder" kombiniert werden. Klicken Sie hierzu die Schaltfläche an. Anschließend können Sie in den einzelnen Spalten entweder einen Feldinhalt auswählen oder ein Kriterium eingeben. Vor dem Kriterium können Sie auch logische Operatoren wie > oder < eingeben.

  • Spezialfilter / -sortierung
    Diese Filterart erlaubt alle Sortier- und Filtermöglichkeiten. Die Kriterien werden ähnlich wie bei einer Abfrage in der Entwurfsansicht eingetragen.

Nachdem Sie eine Filterart ausgewählt haben, können Sie durch anklicken der Schaltfläche den Filter ein- und wieder ausschalten.


Filter als Abfrage speichern Spezialfilter / -sortierung als Abfrage speichern

Nachdem Sie den Spezialfilter fertig erstellt haben, klicken Sie die Schaltfläche an und vergeben einen Namen für die Abfrage.


Übung 4: Datensätze filtern Öffnen Sie die Tabelle "Bestellungen" in der Datenblattansicht.


  • Übung zum Auswahlbasierten Filter

    Im folgenden sollen nur die Bestellungen angezeigt werden, bei denen der Artikel 800 bestellt worden ist.

    Vorgehensweise: Bewegen Sie den Cursor in ein Feld, das die Artikelnr. 800 enthält und klicken Sie anschließend die Schaltfläche an.


  • Übung zum Formularbasierten Filter

    Im folgenden sollen nur die Bestellungen angezeigt werden, die der Verkäufer mit der Nummer 1 ausgelöst hat und die den Artikel mit der Artikelnummer 800 betreffen.
    Das heißt, es liegt eine "und" Verknüpfung vor.

    Vorgehensweise: Klicken Sie die Schalftläche an. Anschließend wählen Sie die Kundennr 800 und in der gleichen Zeile den Verkäufer mit der Nummer 1 aus. Aktivieren Sie den Filter, indem Sie auf die Schaltfläche klicken.