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Aufgaben von Abfragen
Abfragen erstellen
Abfrageassistent
Die Entwurfsansicht
Abfrageeigenschaften
Abfragekriterien definieren
Sortierungen vornehmen, Abfragen speichern
Abfrageergebnisse in Word oder Excel ausgeben
Datenbanken komprimieren

Aufgaben von Abfragen WICHTIG: Bitte verwenden Sie für alle Übungen die Übungsdatenbank "Loesungen.mdb". Falls Sie diese noch nicht runtergeladen haben (klicken Sie dazu in der Menüleiste auf den Button "Download").

Mit Hilfe von Abfragen kann man nicht nur Daten nach bestimmten Kriterien auswerten, sondern auch:

  • Gruppieren und Berechnungen durchführen
  • mehrere Tabellen miteinander verknüpfen
  • Daten sortieren und ändern

Abfragen sind also ein unverzichtbares Werkzeug für die Analyse jeglicher Art von Daten.


Abfragen erstellen Klicken Sie im Register "Abfrage" auf "Neu". Anschließend können Sie zwischen verschiedenen Abfragearten wählen.


Abfrageassistent Der Abfrageassistent hält für Sie bereits einige Vorlagen für Abfragen bereit, die in der Praxis oft verwendet werden. Da jedoch die selbständige Erstellung von Abfragen hier im Vordergrund steht, sind die einzelnen Vorlagen hier nur kurz beschrieben.

Kreuztabellenabfrage

Eine Kreuztabellenabfrage gruppiert Daten in Kategorien und zeigt Werte in einem kompakten Format, ähnlich wie in einer Kalkulationstabelle, mit Gesamtsummen an.

Duplikatsuche

Mit diesem Abfragetyp können Sie innerhalb einer Tabelle nach Duplikaten suchen. Sie geben einfach das Feld vor, in dem Sie nach Duplikaten suchen wollen und Access zeigt Ihnen die entsprechenden Datensätze an.

Inkonsistenzsuche

Diese Abfrage sucht nach Datensätzen innerhalb einer Tabelle für die keine Detaildatensätze in einer anderen Tabelle vorhanden sind.

Datenarchivierung

Mit Hilfe dieser Abfrage können Sie ausgewählte Datensätze in eine neue Tabelle kopieren, um diese zu archivieren

Wählen Sie den Menüpunkt "Entwurfsansicht" aus.


Die Entwurfsansicht Die Entwurfsansicht

Im oberen Teil der Entwurfsansicht können Sie die Tabelle bzw. die Tabellen sehen, die in die Abfrage einbezogen werden. Im unteren Bereich werden die Felder angezeigt, die in der Abfrage verwendet werden.


Tabelle hinzufügen

Zu Beginn können Sie bereits eine oder mehrere Tabellen hinzufügen. Wenn Sie das zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen möchten, drücken Sie im oberen Bereich der Entwurfsansicht die rechte Maustaste und wählen Sie den Befehl "Tabelle anzeigen" aus. Anschließend können Sie eine Tabelle auswählen und hinzufügen.

Tabellen entfernen

Wenn Sie eine Tabelle aus der Abfrage entfernen möchten, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen im Kontextmenü den Befehl "Tabelle entfernen" aus.

Felder zur Abfrage hinzufügen

Sie können ein Feld entweder durch einen Doppelklick auf den Feldnamen hinzufügen oder Sie klicken das Feld an und ziehen es an die gewünschte Position im unteren Teil der Entwurfsansicht.

Nachträgliches Ändern der Feldposition

Wenn Sie die Position eines Feldes innerhalb der Abfrage verändern möchten z.B. das letzte Feld an die erste Stelle bewegen, dann müssen Sie zuerst die entsprechende Spalte markieren. Diese Markierung können Sie vornehmen, indem Sie den Mauszeiger oberhalb des Feldnamens positionieren (bis ein Pfeil nach unten erscheint) und anschließend mit der linken Maustaste einmal klicken. Wenn Sie an der gleichen Positon noch einmal klicken und die Maustaste gedrückt halten, können Sie das Feld an die gewünschte Position ziehen.

Tabellennamen anzeigen

Wenn Sie mit mehreren Tabellen arbeiten, können Sie zur Verbesserung der Übersichtlichkeit im unteren Bereich zusätzlich zu den Feldnamen den dazugehörigen Tabellennamen anzeigen. Wählen Sie dazu aus dem Menü "Ansicht" den Menüpunkt "Tabellennamen" aus.

Abfrageergebnis ansehen

Sie können sich das Abfrageergebnis ansehen, indem Sie die Schaltfläche (ganz links in der Symbolleiste) anklicken. Sagt Ihnen das Ergebnis zu, können Sie die Abfrage speichern oder durch anklicken der Schaltfläche wieder in die Entwurfsansicht wechseln.


Abfrageeigenschaften Betätigen Sie im oberen Fenster der Entwurfsansicht die rechte Maustaste und wählen Sie den Befehl "Eigenschaften" aus. Anschließend wird folgendes Fenster angezeigt:


Beschreibung der wichtigsten Eigenschaften:

  • Spitzenwerte:
    In dieses Feld können Sie die Anzahl der Datensätze, die Access für die Abfrage verwenden soll, einschränken. Das ist besonders hilfreich für das Testen von Abfragen, die große Datenmengen auswerten sollen. Sie müssen nicht mehr warten bis der gesamte Datenbestand ausgewertet ist, sondern können die Auswertung z.B. auf die ersten 100 Datensätze beschränken.
  • Duplikate unterbinden:
    Doppelte Datensätze können Sie in einer Abfrage ausschließen, indem Sie "Keine Duplikate" auf "Ja" setzen.


Abfragekriterien definieren Datensätze auswählen

Bei der Auswertung von Datenbeständen spielt nach der Auswahl von Spalten bzw. Datenfeldern, die Auswahl von Zeilen bzw. Datensätzen eine wichtige Rolle. Mit der Angabe von Kriterien haben Sie die Möglichkeit, die Datenmenge nach bestimmten Gesichtpunkten auszuwerten (z.B. können Sie die Daten reduzieren oder sortieren). Nehmen wir an, Sie möchten aus der Tabelle "Bestellungen" nur die Positionen sehen, die der Kunde mit der Kundenr. 800 bestellt hat.

Dazu fügen Sie zur der Abfrage die Tabelle "Bestellungen" hinzu und begeben sich in den unteren Teil der Entwurfsansicht. Dort geben Sie in der Spalte, die den Feldnamen "Kundennr" trägt, in der Kriterienzeile =800 ein. Anschließend können Sie sich das Ergebnis in der Vorschau ansehen.

Im folgenden Erfahren Sie, wie Sie Ihre Kriterien im einzelnen definieren können.

Vergleiche

Sie müssen Abfragekriterien als logische Ausdrücke definieren. Einfache Kriterien bilden daher in aller Regel einen Vergleich.

Die wichtigsten Vergleichsoperatoren

Operator Bedeutung
= gleich
> größer als
>= größer als oder gleich
< kleiner als
<= kleiner als oder gleich
<> ungleich
Wie Vergleich mit Platzhaltern
Ist Vergleich mit Nullwerten
Zwischen Vergleich mit Wertebereich

Vergleich mit Platzhaltern (Wie)

Durch die Eingabe eines Sterns oder eines Fragezeichen können Sie Vergleiche mit Platzhaltern vornehmen. Das Sternchen ersetzt hierbei beliebig viele Zeichen. Das Fragezeichen steht jeweils nur für ein Zeichen. Wenn Sie sich z.B. alle Kunden deren Nachname mit dem Buchstaben "A" beginnt anzeigen lassen wollen geben Sie ein:

Wie "A*"

Das Sternchen und das Fragezeichen kann auch an mehreren Stellen eingesetzt werden z.B.:

Wie "*A*"

Nullwerte (Ist)

Sie müssen zwischen dem Wert 0 und dem sogenannten Nullwert unterscheiden. Wenn Sie beispielsweise eine 0 in ein Zahlenfeld eingeben, ist der Wert dieses Feldes 0. Solange Sie in das Zahlenfeld noch nichts eingegeben haben, ist es hingegen leer. Mit Access können Sie diese beiden Zustände unterscheiden. Geben Sie das Kriterium

= 0

ein, wenn Sie alle Datensätze interessieren, bei denen die entsprechende Spalte den Wert 0 enthält. Das Kriterium

Ist Null

ermittelt hingegen alle Datensätze, bei denen das ensprechende Datenfeld leer ist. Das Kriterium

Ist Nicht Null

ermittelt genau die Umkehrmenge. Dies sind alle Datensätze, bei denen das entsprechende Feld Daten, also unter Umständen auch den Wert 0, enthält.

Vergleich mit einem Wertebereich (Zwischen)

Die Eingabe von einem Wertebereich erfolgt mit dem Schlüsselwort "Zwischen". Wenn Sie z.B.: Zwischen 1 und 10

eingeben, werden Ihnen alle Werte zwischen 1 und 10 angezeigt.

Eingabe von Datumswerten

Geben Sie Datumswerte immer zwischen Lattenkreuzen ein, z.B:

= #25.03.97#

Bezüge auf andere Spalten

Abfragekriterien können sich sogar auf andere Datenfelder (Spalten) der Abfrage beziehen. Schließen Sie dazu den Feldnamen in Eckige Klammern ein, z.B.:

< [Sollwert]

Kriterien kombinieren

Nicht immer genügt die Angabe eines einzelnen Vergleichskriteriums. Viele Problemfälle sind nur dadurch zu lösen, daß mehrere Ausdrücke miteinander kombiniert werden. Die gängigsten Verknüpfungsoperatoren sind "und" und "oder".


Sortierungen vornehmen, Abfrage speichern Die Definition eines Sortierkriteriums ist sehr einfach. Klicken Sie in die Sortierungszeile der gewünschten Spalte und wählen Sie die Sortierreihenfolge aus.

Bei Bedarf können Sie das Sortierkriterium auch für mehrere Spalten definieren. Access sortiert dann zunächst nach dem am weitesten links stehenden Sortierkriterium. Anschließend folgen die weiter rechts stehenden Sortierkriterien.

Abfrage speichern

Zum Speichern der Abfrage klicken Sie die Schaltfläche an.


Abfrageergebnisse in Word oder Excel ausgeben Bevor Sie Ihre Abfrageergebnisse in Word oder Excel exportieren können, müssen diese als gespeicherte Tabelle vorliegen (siehe Register "Tabellen"). Falls das noch nicht der Fall ist, müssen Sie mit einer Tabellenerstellungsabfrage eine neue Tabelle anlegen.

In der Mitte der Symbolleiste sehen Sie eine Schaltfläche, die als Symbol bereits den Buchstaben "W" für Word beinhaltet. Wenn Sie auf den Pfeil neben dieser Schaltfläche klicken, können Sie eine Exportart auswählen. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird die Tabelle in das gewählte Dateiformat exportiert.

Datenbanken komprimieren Besonders wenn Sie mit großen Datenbeständen arbeiten, werden Sie bald merken, daß die die Größe einer Datenbank mit der Zeit immer mehr zunimmt. Der Grund dafür liegt in der Speicherverwaltung von Access. Access löscht z.B. Tabellen nur aus dem Register "Tabellen", in der Datenbank bleiben sie allerdings bestehen. Das hat zur Folge, daß Sie Ihre Datenbank von Zeit zu Zeit komprimieren müssen.

Zum komprimieren Ihrer Datenbank müssen Sie zuerst alle Datenbanken schließen. Anschließend können Sie im Menü "Extras" den Befehl "Datenbankdienstprogramme" auswählen. Dort finden Sie den Befehl "Datenbank komprimieren".